Gelen Giden Evrak Yönetimi Yazılımı

Bu yazılım, evrakların kaydedilmesi, takip edilmesi, saklanması, paylaşılması ve arşivlenmesi gibi işlemleri kolaylaştırmak ve daha verimli bir şekilde yönetilmesini sağlamak için kullanılır.

Bir "Gelen Giden Evrak Yönetimi Yazılımı," genellikle aşağıdaki özelliklere sahip olabilir:

1. Evrak Kaydı: Gelen ve giden evrakların elektronik olarak kaydedilmesini sağlar. Bu evraklara ilişkin detaylar, numaralar, tarihler ve gönderen/alan bilgileri gibi veriler girilebilir.

2. Takip ve İzleme: Evrakların işleme alındığı aşamaları takip etmek için kullanılır. Hangi evrakın hangi aşamada olduğu, kimin üzerinde olduğu gibi bilgileri içerir.

3. Evrak Paylaşımı: İlgili kişilerin evraklara erişimini sağlar. Bu sayede birden fazla kişi evrakla ilgilenebilir ve güncellemeleri takip edebilir.

4. Arşivleme: Eski evrakların saklanması ve gerektiğinde kolayca bulunabilmesi için bir arşivleme sistemi sunar.

5. Hatırlatmalar ve Bildirimler: Önemli tarihler, son teslim tarihleri veya işleme alma süreleri gibi durumlar için hatırlatmalar ve bildirimler gönderir.

6. Raporlama: Evrak işleme süreleri, sıklığı, istatistikler gibi verilerin raporlanmasını sağlar.

7. Güvenlik: Evrakların yetkisiz erişime karşı korunmasını sağlayan güvenlik önlemleri içerir.

8. Dijital İmza Entegrasyonu: Dijital imzaları destekleyerek evrakların elektronik ortamda da geçerli ve güvenli bir şekilde imzalanmasını sağlar.

9. Arama ve Filtreleme: Kullanıcıların evrakları hızlıca bulabilmeleri için arama ve filtreleme seçenekleri sunar.

10. Entegrasyon: Diğer kurumsal sistemlerle entegre olabilme yeteneği sayesinde verilerin paylaşılabilirliğini artırır.

Bu tür yazılımlar, kağıt tabanlı evrak yönetim süreçlerinin dijitalleştirilmesi ve modernleştirilmesi amacıyla kullanılır. Organizasyonların iş akışını daha verimli hale getirmelerine ve evrakların kaybolma veya hasar görme riskini azaltmalarına yardımcı olabilir.